Case Studies

Document Processing für Mittelstand

Fünf realistische Implementierungen für typische mittelständische Geschäftsprozesse mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung.

Case Study: Handwerksbetrieb – Automatisierte Rechnungsverarbeitung & Zahlungsverfolgung

Unternehmen

MetallWerk GmbH – Metallverarbeitung & Konstruktion

  • • 45 Mitarbeiter
  • • Monatlich 150-200 Rechnungen von Lieferanten
  • • Manuell: 8-10 Stunden/Woche für Invoice-Verarbeitung

Problem

Schmerz-Punkte:

  • ⨯ Rechnungen per Post, Email, Portal kommen unstrukturiert an
  • ⨯ Manuelle Eingabe in SAP-System (Fehlerquote ~5%)
  • ⨯ Zahlungsfreigaben verzögert sich (durchschn. 4 Tage)
  • ⨯ Duplicate-Rechnungen werden nicht erkannt
  • ⨯ Keine Audit-Trail für Compliance

LÖSUNGOn-Premises Invoice OCR

// Tech-Stack:
  • 1
    GLM-OCR(kostenlos, lokal) für Textextraktion
  • 2
    Gemma4zur Extraktion aus Lieferanten-Formaten
  • 3
    vLLMInference Server auf RTX 6000
  • 4
    Webhook-Integration zu SAP via REST-API
  • 5
    PostgreSQLfür Rechnungs-Historie

Workflow:

1

Rechnungen ankommen (Post/Email/Portal)

Scannen oder als PDF hochladen

2

OCR + Extraktion (lokal, <2 Sekunden)

RechnungsnummerLieferant IDBetragZahlungsbedingungenFälligkeitsdatumSonstiges
3

Validierung & Matching

  • Abgleich mit PO (Purchase Order)
  • Duplicate-Prüfung
  • Automatische Klassifizierung
4

SAP-Integration

  • Auto-Buchung für Best-Vendors
  • Freigabe für Review bei Abweichungen
  • Zahlungsfreigabe-Workflow
5

Archivierung

Lokale Speicherung mit Versionskontrolle

Results

MetrikVorherNachherEinsparung
Verarbeitungszeit/Rechnung4 Min30 Sek80%
Zahlungsfreigabe-Zeit4 Tage<1 Tag75%
Manuelle Stunden/Woche10h1.5h85%
Duplicate-ErkennungManuellAutomatisch-

Kosten & ROI

Hardware (lokal, einmalig):

  • - RTX 3060-6000 GPU Server: 600-8,000€
  • - Netzwerk-Setup: 1,500€
  • - Installation & Config: 2,000€
  • = bis zu 11,500€ einmalig

Laufend (monatlich):

  • - Strom: 60-90€ (Dauerlast)
  • - Wartung & Updates: 200€
  • - Backup & Sicherheit: 100€
  • = bis zu 390€/Monat

Einsparungen (monatlich):

  • - 8.5h weniger Arbeit @ 25€/h: 212.50€
  • - Fehlerreduzierung: 150€
  • - Schnellere Zahlungen: ~300€
  • = 662.50€/Monat

DSGVO-Compliance

Status: OPTIMAL

  • ✓ Rechnungen verlassen Netzwerk NICHT
  • ✓ Keine Trainings-Daten-Nutzung (Open-Source)
  • ✓ Audit-Logs lokal gespeichert
  • ✓ Keine DPA nötig (alles on-prem)
  • ✓ Daten nach 7 Jahren auto-gelöscht

Nächste Schritte

  • Ausweitung auf Lieferscheine
  • Integration mit Kundenfakturierung
  • Multi-Currency Support
  • Mobile-App für Expense-Reporting